Série Québécoise 2010 ... suite

[Black Panther 0]

Nous étions une quarantaine de personnes à cette rencontre plus ceux qui ne pouvaient y assister mais qui m’ont signifié leur intérêt certain pour cette Série par courriel.

D’entrée de jeu, David Mongrain et moi avons spécifié que :

· ce que nous présentions maintenant n’était qu’une ébauche de Série

· et que, avant d’investir plus de temps et d’énergie dans une telle organisation, nous avions besoin d’être certain que les coureurs ET les commanditaires embarqueraient dans ce projet.

Voici donc ce que nous avons à vous proposer pour une Série de Course en 2010 :

1. Pour cette année, une Série serait intégrée aux activités de TRACKFEVER, secondé par David Mongrain, coureur 719 de la CoupeSV;

2. La Série comporterait 6 rondes sur 3 fins de semaine soit 2 rondes par fin de semaine … question de limiter les dépenses de déplacement reliées à ces courses;

3. Les pistes considérées pour ces rondes sont :

a. Mirabel … en considérant des aménagements encore plus sécuritaires pour les participants
b. St-Eustache … dont le pavage vient tout juste de subir une cure de rajeunissement !!!
c. Ste-Croix de Lotbinière [/size[size=12]](1½ heure de route de Mtl)
d. Shannonville (4 heures de route de Mtl)
e. Loudon au New Hampshire (4 heures de route de Mtl)
f. Calabogie (3 heures de route de Mtl)
g. Tremblant (1½ heure de route de Mtl)
h. St-Félicien (6 heures de route de Mtl)

4. Pour ce qui est des classes, nous devrions y aller avec 8 peut-être 9. Nous nous adapterons à la demande. Nous pourrions aussi envisager de combiner des départs en faisant partir des classes différentes par vague.

Les classes considérées sont :
a. pro Superbikes / pro 600 / open pro
b. amateur Superbikes / amateur 600 / amateur open
c. Coupe SV
d. Novice « open » (600 combiné au Superbikes)e. Trophée Féminin
f. Lightweight (toutes les motos en bas de 600 cc)
g. VRRA (« vintage »)
h. Supermotards

5. Question BUDGET

a. Le coût relié à la licence de coureur serait de 125$ et la licence d’une journée 50$;
b. Les frais d’inscription aux courses seraient de 130$ pour la 1^ère classe, 90$ pour la 2^ième, 75$ pour toute autre classe supplémentaire;
c. Au moment où la Série sera officialisée, un dépôt initial de 400$ par coureur sera requis afin d’officialiser son intérêt.
i. … dans l’éventualité où la Série devait être annulée après ce dépôt, ce montant serait remboursé à 100%.
ii. … si la Série a lieu, ce dépôt sera déduit des frais d’inscription de la saison. Ce montant servira à effectuer les premières dépenses reliées à la Série

Note : Ces dépôts seront utilisés pour procéder aux réservations de piste, à la préparation du matériel publicitaire, etc.
d. Les coureurs intéressés à payer tous leurs frais d’inscription aux courses avant même le début de la saison pourraient jouir d’un % d’escompte (qui reste à déterminer);
e. Les commanditaires seront contactés d’ici quelques semaines afin de vérifier leur éventuelle implication dans une telle Série de Course;

6. Question PUBLICITÉ

a. Nous prévoyons avoir quelqu’un qui filmerait les courses afin de les diffuser sur YouTube et ainsi obtenir une visibilité peu coûteuse;
b. Éventuellement, nous prévoyons trouver un diffuseur télé officiel pour la Série;
c. Nous ferons également les démarches pour intéresser les différents médias radio / écrit / télé;
d. Nous travaillerons conjointement avec les différents forums moto et les journaux sur le WEB;
e. TRACKFEVER assurera une présence « Course » à l’intérieur de son kiosque aux Salons de la Moto de Québec et Montréal en février prochain;
f. Un feuillet publicitaire et un poster officiel de la Série seront rapidement conçus et préparés.

7. Propositions soumises par les participants tout au long de la rencontre de dimanche :

a. Autant que faire se peut, choisir des dates qui n’interfèrent pas avec les calendriers des autres séries (Race, SOAR, Championnat Canadien Parts Canada);
b. Vérifier la question des assurances si on course à Loudon, NH;
c. Si possible, collaborer avec l’organisation de Race Ontario pour la question de coût de licence;
d. Organiser une journée d’essai libre le vendredi précédent la fin de semaine de course;
e. Donner un % d’escompte sur des journées d’essai libre à des coureurs qui trouveraient des commanditaires pour la course;
f. Assouplir certains règlements de la Série afin d’en faciliter l’accès pour les participants à la classe NOVICE (ex : obligés d’utiliser la marque de pneus choisie pour la Série);
g. De constituer une liste d’entreprises ou d’individus intéressés à « coacher » de nouveaux venus qui désirent se joindre à la communauté de coureurs;
h. Fournir une « trousse du parfait coureur » pour faciliter l’accès à ce volet du sport;
i. Que TRACKFEVER fasse un appel à tous pour trouver l’aide nécessaire à la réalisation de cette Série;

La prochaine étape est maintenant de vérifier si les coureurs et les commanditaires seront au rendez-vous.

• pour les coureurs : nous souhaitons que les personnes qui ont l’intention de courser dans la Série Québécoise en 2010 nous le fassent savoir « officiellement » en nous envoyant un courriel à nouvelles@trackfever.ca au plus tard le 14 décembre prochain.
  
• pour les commanditaires : David et moi allons présenter le projet aux commanditaires potentiels dans les semaines qui suivent et vérifier leur intention face à une telle Série de Course. N’hésitez pas non plus à recruter des commanditaires de votre côté. Il serait cependant souhaitable que vous vérifiiez avec nous pour vous assurer que nous n’avons pas déjà contacté ces entreprises.
  

Nous avons besoin de 50 préinscriptions minimum. Au-delà du 14 décembre et en bas de ce nombre de préinscriptions, nous devrons comprendre que l’intérêt n’est pas suffisant pour justifier une telle Série. Nous cesserons alors nos démarches. Il va de soi également que nous avons des attentes minimum en ce qui a trait à la présence et à la contribution de l’industrie.

Si le nombre de préinscriptions est suffisant, nous demanderons alors ce dépôt de 400$ dont il est mention dans la rubrique BUDGET … remboursable si la Série est annulée ou déductible si la Série a lieu.

Nous soumettrons alors rapidement un calendrier temporaire et enclencherons officiellement les démarches pour la tenue de cette Série.

Nous croyons avoir fait le tour de la question COURSE. Nous attendons de vos nouvelles !

La Série est maintenant entre vos mains !!!

***************************


SUMMARY OF THE MEETING held Sunday, November 15^th 2009
related to a potential
Quebec Street Bike Racing Series for 2010

We were around forty persons at this meeting plus those who couldn’t make it but that let us know their interest in such a Series.

Right at the beginning of the meeting, David Mongrain and I specified that:

· what we were presenting now constitutes only a “draft” of what a Series could look like;

· and that, before even thinking of investing more time and energy in such a project, we wanted to make sure that the racer community AND the sponsors would be behind such an project.

So here is what we have in mind in terms of a Street Bike Series for 2010 :
1. For this year, the Racing Series would be integrated within TRACKFEVER activities, with the support and help of David Mongrain, racer 719 SVCup;

2. This Series would have 6 rounds held on 3 week-ends … meaning 2 rounds per week-end. This formula would help limit the travelling expenses related to racing.

3. Tracksto be considered for those rounds are :

a. Mirabel … with more security adjustments for the participants
b. St-Eustache … track that had just been considerably ameliorated in terms of pavement !!!
c. Ste-Croix de Lotbinière (1½ hour drive from Mtl)
d. Shannonville (4 hours drive from Mtl)
e. Loudon au New Hampshire (4 hours drive from Mtl)
f. Calabogie (3 hours drive from Mtl)
g. Tremblant (1½ hour drive from Mtl)
h. St-Félicien (6 hours drive from Mtl)

4. Concerning classes, we could manage with 8 or even 9 different classes. We’ll make our decision accordingly to the demand. We could also combine starts for different classes using waves.

Those classes considered are:
a. pro Superbikes / pro 600 / open pro
b. amateur Superbikes / amateur 600 / amateur open
c. SVCup
d. Novice « open » (600 combined with Superbikes)
e. Women’s Cup
f. Lightweight (toutes les motos en bas de 600 cc)
g. VRRA (« vintage »)
h. Supermotards

5. Concerning BUDGET
a. Cost related to racer’s licence: 125$ for the season or 50$ for one day;
b. Registration fees for those races would be 130$ for the 1^st class, 90$ for the 2^nd one, 75$ for any supplementary ones;
c. The minute the Series will be made official, a first deposit of 400$ per racer will be required in order to confirm his/her intention and seriousness in racing in the Series:
i. … if the Series should be cancelled after making this deposit, this amount would be fully reimbursed;
ii. … if the Series concretize itself, this deposit would then be deducted of races registration fees.
NB: Please take note that this money will be used to make deposits for track reservations, publicity expenses, etc …
d. Racers interested in paying their registration fees in full before the season even started could receive in return a certain % discount (to be determined);
e. Sponsors will be contacted within the next few weeks in order to verify their potential interest in such a Racing Series;

6. Concerning PUBLICITY
a. We plan to have somebody taking charge with filming races. Those films will be broadcast on YouTube in order to get good visibility for a minimum investment;
b. Eventually, we would like to find a broadcaster for the Series;
c. We will contact the radio / magazine / television medias to interest them with the Series;
d. We will also work closely with the various internet forums dedicated to bikes and WEB magazines;
e. TRACKFEVER will ensure a presence for promoting this Series at the Quebec and Montreal Bike Shows next February;
f. Advertising pamphlet and official poster will be printed rapidly.

7. Suggestions made by the participants of the Sunday’s meeting :

a. Whenever possible, to choose racing dates outside the ones already chosen by other racing organization such as Race and SOAR in Ontario, Parts Canada Canadian Superbike;
b. To verify insurance matters if we plan to organize races in Loudon, NH;
c. If feasible, to collaborate with Race Ontario for licence issues;
d. To plan a track day the day preceding racing week-ends;
e. To give some rebate on track days for racers who bring sponsors to the Series;
f. To adapt some rules of the Series for participants registered in the NOVICE class in order to facilitate its accessibility (for example: having to use the tire required by the Series);
g. To create a list for those who would like to involved themselves in the organization of such a Series;
h. To create a list of businesses or individuals interested in coaching any newbie who want to start racing;
i. That TRACKFEVER organization specifies its needs in terms of help it needs for the realization of this Series.

The next step is now to verify if both racers and sponsors have getting involved in such a project:
for racers: we would like that those who have a real intention in racing in a Quebec Series in 2010 make themselves known by sending us an e-mail at nouvelles@trackfever.ca for December 14th the latest.

for sponsors: David and I will meet with potentials sponsors and check with them how serious they are about getting financially involved in such a project. Please, do not hesitate to help us with this part of the project and recruit any business you know that might be interested in sponsoring this Series. You might check with us though to make sure we didn’t already contact that business.


We need at least 50 pre registrations. Beyond December 14^th and under this number of preregistrations, we would understand that the interest for such a Series is not enough in the community to justify all the investment needed to make it happen. It goes without saying that we also have minimum expectations related to sponsoring too.

If the number of pre registrations is sufficient, we would then ask for the 400$ deposit to be made as explained above in the BUDGET section … reimbursable if the Series is cancelled or deductible of the Series happens.

We would also rapidly submit a temporary calendar and would increase our involvement.

We think that we rounded the question for now. We wait for your answer!
The Series is now up to you !!!