Compte rendu de la réunion du 19 janvier 2010

[Nedra 0]

CR de la réunion du Bureau MC DA
Le 19 janvier 2010


 Mise au point sur les rôles de chacune de sorte à obtenir une meilleure harmonie de travail et une meilleure communication. Il est important de ne pas s’éparpiller et de rester concentrée sur ses missions

o Présidente : supervise la vie de l'association sur le forum et en-dehors de celui-ci : actions entreprises pour les Membres (diverses activités telles que la Concentration, les Mensuelles, etc.) et pour des organismes extérieurs (caritatif et sécurité routière), image du MC (présentation du MC auprès de tiers), promotion de l’association (vêtements, goodies, etc.), etc. Les personnes en charge des différents projets ne doivent pas hésiter à contacter la Présidente (06.66.33.82.54 ou ptiter6@yahoo.fr) pour discuter de vive voix de l’organisation de chaque projet.
Aucune décision ne doit être prise sans l’accord de la Présidente.

Vous pouvez également compter sur la Présidente pour organiser des événements et donner un coup de main lorsqu’il y en a besoin. De plus, la Présidente est quotidiennement en contact avec des acteurs du milieu moto et peut donc facilement trouver des actions d'ordre caritatif ou liées à la sécurité routière (Casques d'Argent, Association de la Prévention Routière, Victimes & Citoyens, Association Française des Comportements au Volants, etc.).

o Vice Présidente : seconde la Présidente en l’aidant dans la gestion du MC. C’est un travail d’équipe où une étroite collaboration avec la Présidente est nécessaire.
La Vice Présidente n’a pas de pouvoir de décision sans l’aval de la Présidente.

o Secrétaire : gère les adhésions au MC (accueil des nouvelles recrues, relance des Membres lorsque leur adhésion arrive à échéance, création des cartes de Membres, mise à jour du tableau regroupant les coordonnées des Membres, etc.). Une question à Nedra : quelle est la date limite pour renouveler son adhésion pour 2010 ? Par ailleurs, la Secrétaire traite les mails qui arrivent sur la boîte mail du MC (lorsqu’il ne s’agit pas d’adhésions, merci de faire suivre les mails aux personnes habilitées à les traiter et de mettre en copie la Présidente et la Vice Présidente). Enfin, la Secrétaire prépare l'ordre du jour et les compte rendus de réunions quand elle y assiste. Lorsqu’elle ne peut le faire, la Présidente prend le relai.

o Trésorière : se charge de tenir les comptes du MC et s’assure de bien avoir la facture liée à chaque dépense. Elle perçoit également l’argent qui rentre dans les caisses du MC (cotisations des Membres, acomptes pour les activités qui nécessitent des réservations, etc.) et relance les Membres n’ayant pas encore réglé leur cotisation. La Trésorière se charge également de présenter un état des comptes aux Membres à l’occasion des Assemblées Générales.

o Chargée de Communication : se charge de trouver de nouveaux partenariats et d’entretenir les actuels en vue d’obtenir de nombreuses réductions sur l’équipement, les pièces et accessoires, les activités à vocation motarde ou non, etc. dont les Membres du MC profiteront.

o Webmastrices : gèrent de la maintenance et de la mise à jour du site @ : réalisation des fiches Membres, insertion d’articles, de compte rendus de nos actions, etc.

o Administratrices du forum : valident les inscriptions sur le forum, accueillent les nouvelles venues, suppriment les comptes inactifs et gèrent les messages de la page d’accueil.

o Modératrice du forum : veille à maintenir une bonne ambiance sur le forum, renseigne les forumeuses sur les outils de navigation, la manière d’échanger sur un forum, etc. La Modératrice recadre également les discussions lorsqu’elles s’éloignent du sujet d’origine.

 Mise en place de nouveaux process au sein du Bureau
o Lorsqu’on échange sur un sujet relatif à la vie de l’association, via le mail, mettre en copie les 7 membres du Bureau (Ptiter6, Jenalys, Nedra, Vivi, Laloutre, K’Ly et Cheri_Joebar).

o Désormais le Bureau sera seul décisionnaire des orientations du MC. En effet, avant nous prenions en compte les avis des Membres du Comité Actif mais plus on est nombreux et plus il est difficile de prendre rapidement une décision, c’est pour cela que nous avons restreint les prises de décisions aux membres du Bureau.

o Nous souhaitons remettre en place une rubrique Bureau sur le forum justement afin de pouvoir discuter des orientations du MC. Nedra, pourrais-tu s’il te plaît te charger de recréer cette rubrique, au sein de celle du MC ?

o Nous avons remarqué que beaucoup de demandes d’adhésions faites via notre site @ n’aboutissaient pas car les candidates découvraient qu’elles devaient verser une cotisation. Nedra ou K’Ly, vous serait-il possible de préciser sur le formulaire du site @ qu’une cotisation de 25€ sera demandée pour compléter la demande d’adhésion ?

 Organisation des événements
Lorsque quelqu’un est sur un projet, merci de respecter son engagement et de le laisser gérer sauf s’il exprime le besoin d’être aidé.
o Formation de sécurité routière destinée aux motards : projet remporté par La Macif

o Défilé de motardes à Paris pour la Journée de la Femme, le 7 mars 2010 : K’Ly se charge du projet

o Concentration DA dans le Jura du 21 au 24 mai 2010 : Jenalys gère le projet
Les inscriptions sont closes. Ptiter6 laisse un message sur le forum
Participation financière du MC accordée aux Membres faisant à la concentr’ : 15€ de réduction pour les Membres partant du 21 au 24 mai 2010 et 10€ de réduction pour les Membres partant du 22 au 24 mai 2010

o Salon du cabriolet du 9 au 11 avril 2010, en partenariat avec l’AFPC : Ptiter6 se charge de l’organisation de la manifestation

o Journée Mondiale du Don de Sang : du 12 au 14 juin 2010, notre intervention se tenant le dimanche 13 juin : Solyf, Raphy et Ptiter6 suivent le projet

o Téléthon 2010 : quelle ville aiderons-nous, quel type d’intervention proposerons-nous et qui se chargera d’assister aux réunions pour monter le projet ? Ptiter6 ouvrira un post sur le forum, dans la rubrique du Bureau pour répondre à toutes ces questions.

 Présentation du bilan financier 2009 et du budget prévisionnel pour 2010
o Les rentrées d’argent se limitant aux cotisations des Membres, cette année, nous allons devoir être très attentives à nos dépenses.

o Vivi vous présentera d’ailleurs tous ces chiffres à l’occasion de la prochaine Assemblée Générale que nous allons bientôt fixer.

 Révision du Règlement Intérieur
o Ptiter6 va l’envoyer aux Membres du Bureau de sorte à ce que nous le mettions à jour.

 Maud a besoin d’aide dans son rôle de Charge de Communication.
o Nora accepte d’être son binôme.

o Nora propose de mettre en place un contrat de partenariat à signer entre nous et les organismes nous offrant des réductions. Le contrat pourra proposer de promouvoir les DA avec des flyers DA (par exemple) mis à la disposition des clients du partenaire, en échange de quoi nous pourrions faire de la publicité sur nos manifestations via des banderoles et des flyers du partenaire (par exemple), en plus de proposer le logo du partenaire sur notre site @.

o Nora se charge de relancer les partenaires recensés sur notre site @, ce qui impliquera peut-être une mise à jour de la page Partenaires du site @.

 Divers
o Nous allons rapidement régler le dossier des polaires pour passer la commande très prochainement.

o Aux vues des finances du MC, et après une étude approfondie du coût de l’opération, nous souhaiterions remplacer l’offre de la casquette aux nouvelles adhérentes 2010 par l’offre d’un brassard rétro-réfléchissant. Les casquettes restant en vente pour les membres du MC en échange de 12€.

o Ptiter6 va contacter Régis Chomel au sujet des subventions accordées par l’Etat pour des actions de sécurité routière.

o Worda se marie le 10 juillet prochain et compte sur nous pour que nous lui fassions une belle haie d’honneur sur nos belles !!

[K'Ly1 0]

Pkoi tu as fait un post Ned? Pour en discuter?
Tout le monde a la vue dessus ?

[Nedra 0]

La c'est pour les membres du bureau.
La diffusion a été faite par Jenny.

[laloutre1 0]

Pour information j'ai demandé à Nedra de me créer une boite mail (commune avec Maud) pour pouvoir contacter les différents organismes avec une adresse plus "officielle" que nos boites perso.
Je vous donne l'adresse : mcda@darkangels.fr

[K'Ly1 0]

Ok super Nora

[Nedra 0]

Attention cette boite ne sert que pour le taff du partenariat avec les magasins.

[K'Ly1 0]

Et pkoi on a pas garder notre adresse?

[laloutre1 0]

Nedra a écrit:

Attention cette boite ne sert que pour le taff du partenariat avec les magasins.

+1 je l'ai mis à titre informatif uniquement
@K'ly parce que je trouvas plus simple de gérer les choses directement que de passer par Nedra pour avoir des réponses à mes mails . Je trouve ça mieux d'avoir une adresse au nom du mc qui apparait comme tel dans les courriers des organismes.

[Jenalys11 0]

+1 avec Laloutre, ça fait plus pro et plus organisé mais vu que c'est pour des partenariats, j'aurais plutot mis une autre du type: partenariats@darkangels.fr

[Nedra 0]

mouahahah on a hesité.
Mais comme c'est pour les chargés de com, ca peut aussi servir au niveau "com"
Donc partenariat ca serait pas tip top.

[ptiter6 0]

Bien vu Nora